【挨拶状】初めてでも安心！挨拶状作成・発送の完全ガイド
こんにちは。
福岡、博多の印刷会社 三栄印刷です。
春から夏にかけては、企業において挨拶状の作成・送付が頻繁になる時期です。
役員交代、組織変更、移転など、ビジネスシーンにおける重要な節目に送る挨拶状は、企業の顔として重要な役割を果たします。
しかし、初めて挨拶状の担当者になってしまった場合、何から手をつければいいか分からず不安に感じる方もいるかもしれません。
そこで今回は、初めて挨拶状の担当になった方でもスムーズに手配ができるように、7つのステップに分けたガイドを作成しました。
－目 次－
□準備期間の目安
□挨拶状の7ステップ
□各ステップの詳細
1 基本内容の確認
2 発送宛名リスト作成
3 原稿作成
4 印刷会社へ依頼
5 宛名印字
6 封入・封緘
7 発送
□その他のポイント
※今回は基本的な挨拶文を記載したものだけを送ることを想定しています。もしノベルティなど他のもの等を同梱する場合は条件が変わります。
こちらも是非ご一読ください☞【挨拶状】知っておきたい豆知識
【挨拶状を出す主なシーン】
代表交代、社長交代、取締役交代
社長就任、新役員就任
転勤挨拶状
法人設立、新会社設立
会社移転、事務所移転
その他、周年記念、新商品発売 など
□準備期間の目安
挨拶状の準備は、到着希望日の1ヶ月半から1ヶ月前を目安に開始しましょう。
特に、印刷会社への発注は、発送の3週間前までに行うのが理想的です。
[ 到着日の目安]
移転：移転日の1ヶ月～2週間前
就任：就任後1週間～1ヶ月以内
退任：退任日の1ヶ月～2週間前
就任退任併記：新旧の代表者が交代するタイミング など
□挨拶状の7ステップ
□各ステップの詳細
1. 基本内容の確認
〇送付目的
新旧役員の交代・就任挨拶・退任挨拶、移転、新会社設立など、挨拶状を送る目的を明確にします。
〇 送付対象
取引先、関係会社、株主、顧客など、誰に送るかを決定します。
〇 到着日
挨拶状が相手に届く到着目安を確認します。
※到着日が情報発表日の前か後かによって挨拶状の文章の語尾(未来形、過去形)が変わります。
〇伝達方法
郵送、メール、手渡しなど、適切な伝達方法を選びます。複数の方法で伝達する場合もあります。
<郵送の場合>
挨拶状はその内容が信書にあたるため、発送する場合は、郵便法によって日本郵便のサービスを利用して発送する必要があります。
“官製はがき”ははがき代に郵送料金が含まれているので切手を貼らずにそのまま投函できます。
封書の場合は、“切手を貼る”以外に、“料金別納郵便“や“料金後納郵便“といった方法があります。
〇形式
封書かはがき、レイアウト(縦書き・横書き)など、挨拶状の形式を決定します。
封書の場合は、中身の形式（カード、用紙タイプなど）も検討します。
2. 発送宛名リスト作成
顧客リストからの抽出や、各担当者からの提出をもとに宛名リスト(Excelデータ)を作成します。
郵送の場合、宛名印刷に必要な主な情報は以下の通りです。
【会社名/ 部署名/ 肩書/ 担当者名/ 連名 / 郵便番号/ 住所 等】
※宛名印刷を外部へ依頼される場合、データ作成の段階で以下の点にご注意ください。
Excelのフィルター機能や非表示設定は使用せず、印刷に必要な情報のみを残した状態でリストを作成してください。
理由としましては、多くの宛名印刷ソフトはCSVデータ形式での取り込みに対応しています。Excelのフィルター機能や非表示設定は、画面上ではデータを隠すことができますが、CSVデータとして保存するとこれらの設定は無視され、すべてのデータが含まれた状態で保存されます。
そのため、フィルターや非表示設定を利用して宛名リストを作成した場合、意図しないデータが印刷されてしまう可能性があります。
▼宛名リスト作成に役立つExcel関数を一部ご紹介しています。
3. 原稿作成
基本内容の送付目的をベースに、形式に沿って文章原稿を作成します。
また、移転の際は必要に応じて簡易地図を入れるかどうかも決めます。
原稿作成に困った場合は、三栄印刷にご相談ください。
豊富な文例、テンプレートをご準備しております。☛お問合せはこちら
4. 印刷会社へ依頼
印刷会社に見積を依頼します。
見積を依頼する際、下記の情報を伝えるとより正確な見積を得ることができます。
印刷会社から見積書が届いたら、社内で金額の承認を得ます。
社内で金額が承認されましたら、印刷会社に正式発注します。
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〇正式発注時には、以下のものが必要です。
・挨拶状の原稿
・封筒差出人欄の原稿（封書の場合）
・宛名リスト(宛名印字まで依頼する場合のみ)
※封筒の差出人欄には、受け取った人が差出人を認識できるように配慮しましょう。
また、宛先不明の場合に返送できる住所を設定します。
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印刷会社が原稿を元に印刷データを作成します。
校正作業で誤字脱字などのご確認お願いします。
特に人名の外字や環境依存文字には注意が必要です。
※挨拶状自体の印刷納期は、正式発注から1週間〜10日前後が目安です。
(宛名印字や封入封緘の時間は含まず)
5. 宛名印字
“封筒”または”はがき”に宛名を印刷します。
印刷方法には、“直接印刷”と“ラベルシール貼付”等の方法があります。
宛名印字は印刷会社に依頼することも可能です。
また、“筆耕”(毛筆や筆ペンなどを用いて手書きで文字を書くこと)で宛名を手書きする方法もあります。
6. 封入・封緘
封書の場合、挨拶状を封筒に入れ(封入)、封をします(封緘)。
特定の方宛ての挨拶状に同封物がある場合は誤封入に注意します。
宛名印刷と一緒に印刷会社に依頼することも可能です。
※封入・封緘後の挨拶状に宛名印刷を追加することは出来ません。
7. 発送
官製はがきや切手貼付済みの封書は、そのままポストに投函できます。
料金後納郵便や料金別納郵便の場合は、郵便局に持ち込みます。
□その他のポイント
〇メール通知の場合
本文は簡潔にし、印刷した挨拶状をPDF化して添付して送付する方法もあります。
(印刷データのPDF納品については、印刷会社にご相談ください。)
〇フォローアップ
重要顧客や取引先には、個別訪問や電話連絡も検討しましょう。
〇 手渡し
挨拶状を手渡しでお渡しするお客様をリストアップし、渡し忘れがないようにチェックしましょう。
いかがでしたでしょうか。
挨拶状の作成と発送は、企業の印象を左右する重要な業務です。
余裕をもって準備を進め、各ステップを丁寧に確認することで、スムーズな挨拶状作成・発送を実現することができます。
挨拶状作成の担当になって困ったときはいつでも三栄印刷までご相談ください！
豊富な実績と文例、テンプレートがございますので必ずお役に立てます。
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