【挨拶状】知っておきたい豆知識
こんにちは。
福岡 博多の印刷会社 三栄印刷です。
いよいよ迎えた年度末。
出会いと別れの時期でもありますね。
企業においては、人事異動や組織変更などが行われる時期でもあります。
日頃お世話になっている関係各社へのご挨拶は、どのようにされていますでしょうか。
企業間でもメールやWebでの挨拶が主流の昨今ですが、
特に重要な取引先や、長年お付き合いのある企業には、
挨拶状でのご挨拶がおすすめです。
また、個人間でもSNSやメールでの連絡が多いですが
目上の方や普段頻繁にやり取りをしないような方には挨拶状でご挨拶はいかがでしょうか。
挨拶状は、企業の姿勢を示すとともに、
相手への敬意と感謝の気持ちを伝えるのに最適な手段です。
また、相手に丁寧な印象を与え、今後の関係性をより強固にするきっかけにもなります。
ー目 次ー
挨拶状注文の手順
挨拶状の豆知識：句読点
挨拶状の豆知識：文型
はがきの豆知識
でも挨拶状作成って何したらいいの？という方もご安心ください。
三栄印刷では文例のご提供から、宛名印字、投函まで、
挨拶状作成をトータルサポートさせていただいております。
プライバシーマークも取得しておりますので個人情報の取り扱いは厳重にしております。
さらに挨拶状の様式には一定のルールがあります。
古来から続く慣例やマナーなども熟知したスタッフがおりますので安心してご相談ください。
□連絡する内容(文字原稿)
□仕様(封書かはがきか等)
□宛名リスト(宛名印字までご依頼いただく場合のみ)
1. 原稿作成
連絡する内容を元に原稿をご準備下さい。
文例が必要な場合は三栄印刷までお気軽にお申し付けください。☞お問合せ
2. 仕様決定
挨拶状の仕様（サイズ、紙質、印刷色など）と発送形式（封書、はがきなど）を決定してください。
どのような形式が良いかわからないときはお気軽にご相談ください。
3. 宛名データ準備
宛名データ（Excel）をご準備ください。
4. 印刷データ確認
印刷データ作成後、内容をご確認いただきます。（校正）
5. 印刷
最終確認後、印刷を行います。
6. 宛名印字・封入・封緘
宛名印字、封入・封緘作業も承ります。
7. 納品・発送
弊社から直接投函、またはご納品いたします。
△文例はWordやPDF、宛名フォーマットはExcelでご提供します。
◆挨拶状の豆知識【句読点】
伝統的な縦書きの挨拶状では「、」「。」の句読点や 段落おとし(段落の一文字目を下げること)を使いません。
普段目にする文章には句読点や段落おとしが入っているものが殆どですが、普及したのは明治以降だそうです。
そのため挨拶状のような重要な文書では”句読点”や”段落おとし”を使用しないことが 今も一般的とされています。
また、これらは子供などが文を読みやすくするために導入されたものなので、相手への敬意を込めて句読点を使用しないのがマナーとも言われています。
更には「縁を切る」と連想させてしまう、「滞りなくスムーズに進むように」等の意味が込められていると言われる場合もあります。
ではどうするのか。スペースや改行を使って読みやすくするのが一般的です。
時代の流れとともに、句読点を気にしない人や、横書きの場合など句読点を入れるケースも増えています。
◆挨拶状の豆知識【文型】
挨拶状の文章で欠かせないのが、頭語、結語、季語です。
恐らく国語の授業で習ったものの、日常で使うことは少ないと思いますが、挨拶状の世界では必須アイテムです。
適切に使いこなすことで、相手に丁寧で心のこもった印象を与えることができます。
「頭語」と「結語」
「頭語」は”こんにちは”、「結語」は”さようなら”に当たる言葉で、
手紙の最初と最後に置かれる言葉です。
挨拶状の内容や相手との関係性に合わせて適切なものを選ぶ必要があります。
また、必ずセットで使う必要があります。
代表的な頭語-結語
拝啓 – 敬具 一般的な挨拶に
謹啓 – 敬白 畏まった挨拶に
前略 – 早々 簡略な手紙に
「季語」
季節を表す言葉です。
「季語」を入れた時候の挨拶は省略して”時下”にすることもできますが、
季節を感じさせる一文を入れることで、相手により丁寧さを印象付けることが出来ます。
3月の時候の挨拶の例
・漢語調（改まった挨拶に）
早春の候、春分の折、春暖のみぎり 等
・和語調（やわらかい印象）
春まだ浅いこのごろ、春寒しだいにゆるむ折から、日増しに暖かさを感じる今日このごろ 等
◆はがきの豆知識
年度末は、異動や転居の挨拶状を送る機会が増える時期ですね。親しい間柄の方に送る場合は、封書よりもはがきが手軽で便利です。
はがきの種類
・郵便はがき（官製はがき）
・私製はがき
〇郵便はがき（官製はがき）
郵便局で購入できる、切手が印刷済みの、郵送料まで含まれた便利なはがきです。
通信面と宛名面を書けば、そのままポストに投函できます。
以前は「官製はがき」と呼ばれていましたが、現在は「郵便はがき」が正式名称です。
〇私製はがき
個人が作成するはがきで、切手を貼るか料金を別途支払って投函します。
ポストカードなどがこれに相当します。
用紙や切手を自分で準備する必要がありますが、デザインの自由度が高いのが特徴です。
郵便局から”はがき”の料金で送るためには細かい規程があります。
長さ: 14cm～15.4cm以内
幅: 9cm～10.7cm以内
重さ: 2g～6g以内
宛名面に「郵便はがき」または「POST CARD」の表記
規定外のものは手紙（第一種郵便物）扱いとなり、郵送料金が高くなります。
三栄印刷では、私製はがきの既定を満たしたはがきもご用意しております。
<郵便はがきの種類>
郵便はがきには、以下の種類があります。
通常はがき: 最も普及している上質紙タイプ。
通常はがき・インクジェット紙: 家庭用プリンタ向けで、印刷面がコーティングされています。
※切手欄が胡蝶蘭のはがきは料金改定の際に廃止されました。
くぼみ入りはがき: 目の不自由な方にも使いやすいよう、くぼみが付いています。
四面連刷: はがき4枚を田形に連刷したもので、大量にはがきを印刷する場合に便利です。印刷会社で主に使います。
<インクジェット紙と印刷機の相性X>
印刷＝インクジェットと思われる方が多いのですが 実は印刷会社の機械とインクジェット紙の相性はとても悪く、故障の原因にもなっています。インクジェット紙は家庭用インクジェットプリンタ向けで、宛名面はインクジェット加工されていません。
郵便はがき、書き損じてそのままゴミはあまりにも勿体ないことです。 書き損じたはがきと手数料をもって郵便局に行けば新しいはがきに交換してくれます。
いかがでしたでしょうか。
異動や転居となるとご自身も慌ただしく、ご自宅で準備するのも大変かと思います。
またメールでの連絡が主の時代だからこそ、挨拶状はより相手の記憶に残るものになると思います。
その1通が新しい関係性を築いてくれるかもしれません。
作成ご検討の際は是非 三栄印刷 までご相談ください。☞お問合せはこちら
